Road to IEEE International Conference

Kali ini aku akan bercerita sedikit tentang pengalaman mengikuti konferensi internasional dari Institute of Electrical and Electronic Engineering (IEEE). Anak Teknik-khususnya IT dan serumpun-sepertinya sudah tidak asing lagi dengan institusi satu ini. Ada banyak event keren yang diadakan oleh lembaga ini baik di dalam maupun di luar negeri. Let’s Begin..!

Sebetulnya aku tidak menyangka makalah sederhana yang aku buat bisa lolos dan kupresentasikan di depan mahasiswa S2 dan dosen-dosen yang hadir kala itu. Kisah ini berawal dari tugas besar mata kuliah antena dan propagasi di penghujung semester 6. Waktu itu tiap kelompok diminta untuk mendesain dan merealisasikan antena di frekuensi wifi 2.4 GHz. Aku memilih desain model double biquad sebab sudah tertarik sejak lama pada si biquad sebelum tubes ini diberikan. Semua berjalan lancar tanpa halangan berarti sampai indeks nilai keluar di mata kuliah ini sebut saja hampir “A”.

UAS berlalu. Tibalah saat masa kerja praktik (KP). Waktu itu aku sudah memasang target dan optimis bisa lolos konferensi internasional di semester 6. Bagaimana tidak, senior lab kala itu -Kak Fadhil- sudah berhasil publikasi di IEEE Explorer dengan materi Tugas Akhirnya tentang image processing menggunakan drone. Lalu ada Amel dan Fathir dengan topik yang sama tapi aplikasinya berbeda juga lolos di konferensi internasinal IEEE. Motivasiku semakin bertambah rasanya saat itu. Ambisius dan bersemangat.  

KP selesai dan libur telah tiba. Paper yang kubuat juga sudah hampir selesai. Fabrikasi alat beres, tinggal pengukuran nearfield dan farfield. Namun karena sudah dekat deadline aku submit paper selesai seadanya. Judulnya juga sederhana “Design and Simulation of Multilayer Parasitic Microstrip Bi-quad Patch Antena for WLAN 2.4 GHz Applications. Paper tersebut hanya modal desain yang original karena yang riset tentang antena ini masih terbilang sangat jarang. Kemudian hasil simulasi yang cukup epic.

Pengumuman tiba.

Oh iya, karena takut gagal kalau hanya mengirimkan ke satu konferensi saja aku terpaksa submit ke dua konferensi berbeda dengan topik yang sama persis. Santai saja, kalau keterima dua duanya toh tinggal cancel salah satu. pengumuman pertama muncul dari CAMA conference yang lokasinya ada di Tsukuba, Jepang awal Desember nanti. Aku lolos sebagai penyaji poster presentation. Aku senang bukan kepalang. Email itu membuat hatiku deg-degan seperti membuka hasil pengumuman SBMPTN 3 tahun lalu. Hehe. Setelah senang, rasa ketakutan pun datang. Aku mulai cari akal terutama kendala biaya registrasi yang akan cukup menguras kantong lebih dalam, kamudian terlebih biaya transportasi dan akomodasi di Jepang nanti.

Aku mulai mencari cara. Aku hubungi beberapa senior yang baru saja ikut konferensi internasioanal IEEE di-Cambridge University-UK dan juga di Jerman. 

“Tenang aja zal, pasti dapet kok. Lagian Jepang lebih murah daripada ke Eropa!”

Wow. Aku menjadi semakin optimis bisa melangkah lebih jauh kali ini.

Setelah di total memang biaya ke konferensi di jepang sepertiga kali lebih murah daripada ke UK. Aku garap proposal dan semua kelengkapan yang dibutuhkan agar segera mendapatkan bantuan dana baik dari kampus maupun luar kampus. Dan kendala mulai muncul satu persatu.

Pertama ialah kesalahan sepeleh yang tidak mengikutkan salah satu dosen sebagai author. Untuk dapat memasukkan proposal bantuan dana ke BK fakultas ataupun BK pusat harus ada dosen pembimbing. Parahnya author di paper tersebut hanya dua orang, aku dan teman kelasku Manda. Aku sempatkan konsultasi ke LIPI dan ternyata nihil. “Seharusnya kalian ajak dosen, dan biasanya dosen akan membantu banyak untuk memperjuangkan agar dapat ikut konferensi”. Salah satu dosen peneliti di LIPI menyarankan kami untuk withdrawn saja. Ah aku mulai patah semangat.

Selanjutnya, aku segera mengirimkan email ke pihak panitia untuk meminta penambahan salah satu author-Pak Edward dosen antena. Juga sekalian aku minta bahwa aku akan membayar biaya registrasi lebih telat dari yang deadline seharusnya. Alhamdulillah panitia menyetujui itu. Kemudian tantangan selanjutnya ialah bagaimana mengatakan dan meminta persetujuan dari Pak Edwar. Setelah memberanikan diri lewat Manda. Kami dimarahi-tapi tidak habis-habisan. Dan komentarnya pun sama. Urungkan saja buat ke Jepang. Selain masalah biaya dan tenggat waktu pembayaran mulai mepet, kalian juga hanya poster presentation. Untung kalau ada yang tanya, kalau tidak bagaimana? Haha. Semangatku sedikit memudar.

Kemudian, aku kembali konsul ke beberapa pihak. Dan hasilnya aku buat daftar di bawah:

Mas Yasir, BK pusat : “Buat saja dulu proposalnya dengan ttd Dekan dan dosen pembimbing. Nanti kami bantu TTD direktur akademik dan Wakil rektor untuk bantuan dana kalau memang masih ada dan untuk memudahkan mencari sponsor di luar sana”. 

Mas Anjar, BK FTE  : “Maaf dek, untuk dana fakultas sepertinya belum bisa sebab konferensi itu kan bawa nama pribadi dan kita lebih prefer ke lomba/kompetisi. Paling kami hanya bisa bantu tanda tangna dekan untuk dana sponsor.”

Pak Khoirul Anwar:  Wah sebelumnya saya ucapkan selamat kalian lolos dari terkaman macan. Reviewer yang strict. Kalian beruntung bisa lolos padahal paper kalian maih bnyak kesalah. Kalau saya yang reviewer pasti sudah tidak lolos kalian ini. Ucap beliau dengan sedikit senyum tertawa. Sarannya lebih baik di cancel aja dan kirimkan video presentasi lewat email agar tidak di blacklist.

Pengumuan konferensi satuya muncul dan hasilnya aku lolos sebagai oral presentation.yei.. ApWiMob, lokasinya di hotel trans luxury, Bandung. Cukup senang tapi dilema kini muncul. Pilihan yang lumayan rumit.

Di stau sisi, mimpi ku untuk ke luar negeri sudah di depan mata. Aku takut menjadi penyesalan di kemudian hari. Kesempatan mungkin saja tidak datang dua kali. Di sisi lain, aku tahu kapasitasku seperti apa. Ini pengalaman pertamaku. Speaking englsih ku belum begtu baik, apalgi soal sponsor. Sejak masa sekolah dan kepanitiaan aku paling meghindari hal itu.

Kalau saja aku ingin memperjuangkan itu dan sedikit ego aku mungkin aka meminta orang tua untuk membackup biaya registrasi sembari aku kembali mencari sponsor untuk menambalnya. Tapi tidak, itu bukan pilihanku saat ini.

Bersambung..

Email dari Panitia CAMA Conference